Le Plan Directeur

1- PRÉAMBULE :
1.1- Historique et motivations :
1.1.1- Partant du constat que la majorité des ONG congolaises n’étaient pas en mesure de jouir des avantages d’une visibilité Internet qui sont notamment:

  • de faire connaître au monde l'existence et le travail de leurs organisations;
  • de faire connaître les débats qui animent le mouvement associatif congolais et le rôle essentiel qu'il joue dans l'actuel processus de démocratisation;
  • de se faire contacter rapidement et facilement par d'éventuels partenaires.
  • 1.1.2- L’ONG de droit canadien Alternatives , installé à Kinshasa au No 2 de l’avenue Kumbana, quartier Socimat, Commune de Ngaliema à Kinshasa, a proposé en mai 2002 à un groupe initial de 12 réseaux de la société civile de créer un Portail Internet de la société civile en RDC qui permettrait à toutes les organisations de la société civile de bénéficier d’une telle visibilité Internet dynamique.
    1.1.3- Ces douze premières structures furent dès le départ réuni dans un « Collectif de suivi » ouvert et linéaire et ont pu ainsi définir les principales fonctions attendus du Portail ainsi que leur mode initial de fonctionnement collectif.
    1.1.4- Après sa mise en ligne initiale en octobre 2002, le lancement officiel du Portail s’est effectué le 19 mars 2003.
    1.1.5- Compte tenu du caractère hautement technique et du rôle que doit jouer le Portail auprès de la Société Civile, le présent Plan Directeur est élaboré pour assurer sa police.
    2- DÉFINITIONS :
    Le Portail Internet de la société civile en RDC est un site Internet accessible aux adresses http://www.societecivile.cd et http://societecivile.cd . Le Portail est un outil de communication ouvert à toutes les structures de la société civile congolaise.
    3- OBJECTIFS :
    Le Portail Internet de la Société Civile en République Démocratique du Congo se veut la voix de la Société Civile en RDC. Il est le carrefour virtuel de la Société Civile congolaise. Ses objectifs sont donc de :
    3.1- Offrir à toutes les organisations de la société civile congolaise le bénéfice d'une visibilité Internet dynamique;
    3.2- Présenter à la fois les organisations de la société civile, leurs actions et leurs idées ;
    3.3- Démontrer toute la richesse de la société civile congolaise ;
    3.4- Démontrer l'étendue de son implication dans le développement du pays;
    3.5- Mettre en valeur les perspectives de la société civile congolaise dans le processus de transition démocratique en cours.
    4- FONCTIONNEMENT
    4.1- SEULES les organisations reconnues membres-usagers peuvent publier sur le site.
    4.2- Le Portail Internet de la Société Civile en RDC prône une philosophie de publication autonome par les membres-usagers. Ces publications sont règlementées par un Code d’éthique entériné par chaque membre-usager et régit par le Collectif de suivi, lequel intègre tous les membres. Chaque membre-usager est exclusivement responsable de ses propres publications et n'engage en rien les autres membres du Portail, le Collectif de suivi ou les partenaires financiers du Portail.
    4.3- Une cellule technique maintient les aspects techniques du serveur et du site dynamique. Cette cellule technique est entre autres responsable de la gestion technique du serveur et des éléments « soft » du Portail, des améliorations techniques (fonctions) à apporter au Portail de même que de la gestion des accès des membres-usagers en fonction des orientations du Collectif de suivi.
    5- ORGANES
    5.1- Le Collectif de suivi
    Le Collectif de suivi est l’organe suprême du Portail Internet. C’est une structure linéaire qui se veut ouverte et inclusive et qui se compose des représentants mandatés des organisations membres-usagers du Portail.
    5.1.1- Mécanismes et procédures de fonctionnement du Collectif de suivi
    5.1.1.1- Tout membre-usager du Portail Internet de la Société Civile en RDC est d’office membre du Collectif de suivi.
    5.1.1.2- Le Collectif de suivi se réuni en session ordinaire chaque trois (3) mois pour recevoir, évaluer le travail fait et procéder aux élections des nouveaux membres des comités thématiques.
    5.1.1.3- Le Collectif de suivi peut se réunir en session extraordinaire sur demande d’un des comités thématiques ou de dix (10) membres-usagers du Portail Internet de la Société Civile en RDC pour traiter d’une question urgente.
    5.1.1.4- Lors des réunions du Collectif de suivi, le bureau de celui-ci est constitué au début de la session par trois (3) représentants d’organisations membres-usagers, repartis et assumant les tâches suivantes :
    - Modération (1 représentant) ;
    - Secrétariat (2 représentants).
    5.1.1.5- Ceux-ci sont tenus de présenter au Collectif de suivi un rapport et/ou un Procès-Verbal de la session qu’ils ont animée pour amendement et/ou adoption deux (2) jours après.
    5.1.1.6- Une invitation provenant du comité de mobilisation et comprenant la proposition de l’ordre du jour est lancée à tous les membres par la liste Collectif@societecivile.cd cinq (5) jours avant la tenue de la réunion.
    5.2- Les comités thématiques :
    Quatre comités thématiques répondent devant le Collectif de suivi de même que la cellule technique présentement (octobre 2003) basée à Alternatives. Ces comités et cellule sont :

  • Comité de mobilisation
  • Comité de formation
  • Comité de gestion
  • Comité éthique
  • Cellule technique
  • Les attributions de ces comités sont les suivantes :
    5.2.1- Comité de mobilisation
    5.2.1.1- Élaborer la politique de mobilisation.
    5.2.1.2- Maintenir à jour les informations administratives sur les membres-usagers.
    5.2.1.3- Promouvoir le Portail par des rencontres d'échange et d'information.
    5.2.1.4- Identifier les réseaux et ONGs pouvant être des membres-usagers potentiels.
    5.2.1.5- Cibler les nouveaux "Partenaires potentiels" nationaux et internationaux.
    5.2.1.6- Rechercher et élaborer le matériel et les outils de promotion statistiques pour mobiliser les membres.
    5.2.1.7- Organiser des activités publiques : information et évènements culturels.
    5.2.1.8- Élaborer et diffuser le bulletin hebdomadaire.
    5.2.1.9- Stimuler les réseaux à mobiliser leurs membres.
    5.2.1.10- Mettre en évidence le "courrier des lecteurs" pour mobiliser les ONG non membres.
    5.2.1.11- Appliquer des stratégies de communication et de mobilisation.
    5.2.1.12- Innover les relations avec les médias.
    5.2.1.13- Développer une bonne diffusion de l'information en organisant des émissions à la radio et/ou à la tv.
    5.2.1.14- Convoquer les réunions ordinaires du Collectif de suivi.
    5.2.2- Comité de formation
    5.2.2.1- Former les membres-usagers sur trois (3) thèmes :
    - notion de base de l'Internet et de l'informatique;
    - utilisation de l'interface de publication du Portail;
    - communication et rédaction adaptée à l’outil.
    5.2.2.2- Évaluer et suivre les membres usagers.
    5.2.2.3- Enrichir et adapter les guides de publication et de formation.
    5.2.2.4- Former les formateurs, transférer les connaissances et assister pour la mise à niveau.
    5.2.3- Comité de Gestion
    5.2.3.1- Mobiliser les cotisations des membres et les autres ressources financières.
    5.2.3.2- Élaborer et appliquer les stratégies de recouvrement.
    5.2.3.3- Assurer la gestion comptable transparente de toutes les ressources financières en fonction des directives du Collectif de Suivi.
    5.2.3.4- Proposer les priorités pour la répartition et l'affectation des fonds en fonction des orientations du Collectif de suivi.
    5.2.3.5- Présenter les rapports financiers axés sur les résultats au Collectif de Suivi pour approbation et les rendre publics.
    5.2.3.6- Développer des stratégies de levée de fonds (financement).
    5.2.3.7- Assurer l'affectation des fonds à chaque activité.
    5.2.3.8- Assurer la logistique.
    5.2.4- Comité Éthique
    5.2.4.1- Veiller au respect du Code d'éthique.
    5.2.4.2- Valider les publications à fortiori.
    5.2.4.3- Émettre les avertissements.
    5.2.4.4- Appliquer les sanctions.
    5.2.4.5- Veiller au caractère inclusif du Portail.
    5.2.4.6- Faire la mise à jour du Code d'éthique.
    5.2.4.7- Veiller au respect des "droits et devoirs des membres" (membership et participation).
    5.2.4.8- Recevoir les doléances des membres-usagers pour les transmettre au Collectif de Suivi.
    5.2.4.9- Assurer le respect des mandats des Comités thématiques.
    5.2.4.10- Convoquer toutes les réunions extraordinaires.
    5.2.5- La cellule technique :
    La cellule technique maintient les aspects techniques du serveur et du site dynamique. Elle est responsable de la gestion technique du serveur et des éléments « soft » du Portail, des améliorations techniques (fonctions) à apporter au Portail de même que de la gestion des accès des membres-usagers en fonction des orientations du Collectif de suivi. La cellule technique est actuellement (octobre 2003) basée à Alternatives.
    5.3- Fonctionnement des comités thématiques :
    5.3.1- Nombre de membres dans chaque comité thématiques :
    Les comités thématiques contiennent tous 7 membres élus.
    5.3.2- Nombre des réunions
    Chaque comité thématique se réunit au moins une (1) fois par mois en session ordinaire.
    5.3.3- Convocation des réunions
    Une invitation comprenant la proposition de l’ordre du jour de même que le PV à adopter est lancée à tous les membres par la liste du comité thématique cinq (5) jours avant la tenue de la réunion. Cette invitation provient du représentant chargé du secrétariat de la réunion précédente
    5.3.4- Lieu des réunions
    Ces réunions peuvent se tenir au siège d’une des organisations membre-usager membre du comité thématique ou à un lieu de leur choix.
    5.3.5- Déroulement des réunions
    Lors des réunions des comités thématiques, le bureau de celui-ci est constitué au début de la session par deux (2) représentants d’organisations membres-usagers, repartis et assumant les tâches suivantes :

  • Modération (1 représentant) ;
  • Secrétariat (1 représentant).
  • A l’issue de chaque réunion, un rapport et/ou un Procès-Verbal de la session doit être établi, distribué à tous les membres-usagers par la liste Collectif@societecivile.cd dans les deux (5) jours suivant la tenue de la réunion et classé dans ses dossiers.
    5.3.6- Actions à mener et ressources
    Chaque comité ayant des activités à mener sur le terrain dans le cadre de ses attributions est tenue d’adresser un état des besoins avec une planification des actions à mener au comité de gestion une (1) semaine avant.
    Après les dépenses effectuées, les pièces justificatives doivent être remises au comité de gestion dans les 48 heures.
    5.3.7- Échanges entre comités thématiques
    Tous les échanges (correspondances, demandes, …) entre les différents comités thématiques du Portail se font à travers les différentes listes thématiques mob@societecivile.cd , formation@societecivile.cd, ethique@societecivile.cd, gestion@societecivile.cd , tech@societecivile.cd pour le fonctionnement interne et la liste Collectif@societecivile.cd pour le besoin d’information.
    6- MEMBERSHIP
    Le Portail est une structure inclusive où toutes les organisations de la société civile congolaise peuvent participer.
    6.1- De l’adhésion :
    Les organisations ne sont formellement membres-usagers que lorsqu'elles :

  • Ont remis au Collectif de suivi via le comité de Mobilisation une lettre signifiant leur souhait de participer au Portail ;
  • Ont suivi la formation et reçu leur nom d'usager et mot de passe leur permettant de mettre leurs informations en ligne ;
  • Ont adhéré aux présent Plan Directeur ainsi qu’au Code d'éthique liants toutes les organisations membres-usagers du Portail pour la publication de leur information en signant une copie;
  • Sont en ordre de paiement de la cotisation annuelle.
  • 6.2- Du départ :
    Les organisations peuvent renoncer à leurs statut de membres-usagers et/ou demander le retrait de toutes informations les concernant sur le Portail à tout moment sur remise d’une lettre signifiant leur intention.
    Elles peuvent aussi se voir retirer leur statut de membre-usager si elles enfreignent l’une ou l’autre des conditions d’adhésion mentionnées au point 6.1
    6.3- Mécanismes et procédure d’élections pour la participation aux Comités thématiques.
    6.3.1- Profil
    Les candidats sont les organisations qui délèguent leurs membres et doivent répondre aux critères ci-après pour être admis dans un des « Comités thématiques » :

  • Être membre-usager du Portail Internet de la Société civile en RDC ;
  • avoir publié au moins dix (10) fois sur le Portail Internet de la Société civile en RDC ;
  • avoir mobilisé au moins un (1) un nouveau membre-usager ;
  • être en ordre de paiement de la cotisation annuelle.
  • 6.3.2- Durée
    La durée du mandat d’un « comité thématique » est de trois (3) mois afin de permettre une rotation et la participation de tous. Sur avis du Collectif de suivi, le mandat d’un comité pourra être reconduit une (1) fois.
    6.3.2- Élections
    Pour participer au processus électoral, les candidats doivent d’abord remplir les critères décrits au point 6.3.1 (profil) et passer aux élections lors de la réunion du Collectif de suivi.
    Les élections se déroulent de la manière suivante :
    - Chaque candidat dépose un billet avec :
    - le nom de l’organisation ;
    - le nom du comité thématique dans lequel il veut participer.
    - Chaque candidat présente une seule candidature.
    - Les candidatures sont classées selon les comités thématiques.
    - Chaque membre-usager inscrit sur son bulletin de vote son choix par comité thématique.
    - Les sept (7) premières organisations sont retenues dans chaque comité thématique.
    - Un PV est établi à la suite de l’élection confirmant ses résultats.
    7- DISPOSITIONS FINALES :
    7.1- L’adoption du présent Plan Directeur vise la graduelle prise en charge du Portail par la société civile congolaise.
    7.2- Bien que le stricte maintien en ligne du site n’exige que peu de ressources, Alternatives, le partenaire, dans le cas d’éventuelles contraintes budgétaires ou techniques ,s’engage à remettre au Collectif de suivi le patrimoine accumulé et à fournir tous les efforts pour le maintien en ligne ultérieur du Portail selon la volonté du Collectif de suivi.

    Fait à Kinshasa
    14 octobre 2003
    par le Collectif de suivi