RAPPORT SYNTHESE DE LA FORMATION EN PLANIFICATION, GESTION, SUIVI ET EVALUATION DES PROJETS

INTRODUCTION

Du 10 au 15 décembre 2009,une formation en planification, gestion, suivi et évaluation des projets était animée à l’ISP/GOMBE par M. Joseph TSHIBALABALA DIKUYI de l'ONG SODEC. Le Réseau des Femmes de l'Enseignement Supérieur et Universitaire, en sigle REFESU, avait organisé cette formation avec le financement de l’Union Européenne Projet ANE.

DEROULEMENT

Dans cette partie, un rapport synthèse présenté par journée décrit la cérémonie d’ouverture, les travaux proprement dit et la cérémonie de clôture.

Première journée : 10 décembre 2009

De 11h00 à 12h00, une cérémonie d’ouverture des travaux était organisée dans la salle de PROMO de l’ISP/GOMBE. Le Ministre de l’Enseignement Supérieur et Universitaire qui était accompagné de la Secrétaire Générale à l’Enseignement Supérieur et Universitaire et du Directeur Général de l’ISP/GOMBE ont rehaussé de leur présence à cette cérémonie.

Prenant la parole, après l’hymne national et le mot de bienvenue, le Ministre a d’abord présenté ses remerciements à l’Union Européenne pour le soutien financier visant le renforcement des capacités du REFESU ; ensuite, il a demandé aux membres du REFESU de mieux gérer les fonds mis à leur disposition car à la fin du financement l’Union Européenne aura besoin de connaitre comment REFESU a géré le financement reçu ; et enfin, il a prodigué des conseils aux participantes pour qu’elles mettent en pratique la formation reçue et qu’elles fassent la restitution auprès de la base.

Après cette cérémonie suivie d’une pause – café, 50 participantes se sont dirigées vers la salle prévue pour la formation. Dans cette salle, après présentation des participantes et du formateur, la parole était accordée au formateur.

Après qu’il ait demandé aux participantes si elles ont déjà eu l’occasion de se regrouper pour réfléchir sur les problèmes qui se posent dans leur milieu, le formateur a précisé que la présente formation permettra à chaque participante de jouer un rôle important dans la société. Ce rôle consiste à aider les gens à identifier les problèmes qui se posent dans leur vie quotidienne et dans leur milieu, à analyser ces problèmes pour en découvrir les causes et en dégager les conséquences.
Pour être concret, le formateur a animé une session sur l’analyse des problèmes en utilisant la méthodologie « arbre des problèmes ».

Session 1 : Arbre des problèmes

Pour cette session, le formateur a expliqué aux participantes l’analyse des problèmes suivant la méthodologie « arbre des problèmes ». Pendant les travaux en groupe, les participantes ont utilisé l'arbre des problèmes pour analyser les problèmes prioritaires dans leur milieu. Ayant identifié un problème majeur, elles ont réfléchi ses racines ou causes et ses conséquences.

A 16h00, les travaux étaient suspendus et c’était la fin de la journée.

Deuxième journée : 11 décembre 2009

A 10h00, les participantes se sont retrouvées de nouveau avec le même formateur. La journée a débuté par l’évaluation de la journée précédente.

Après évaluation de la journée du 10 décembre 2009, le formateur a animé une session laquelle a permit aux participantes de convertir les problèmes en objectifs.

Session 2 : Arbre des objectifs

Les participantes ont appris à formuler tous les états négatifs de l’arbre des problèmes en futurs états positifs réalisés et à décrire la situation future qui sera atteinte après solution des problèmes. Ainsi, les problèmes identifiés suivant la méthodologie "arbre des problèmes" étaient convertis en objectifs pendant les travaux en groupe.

Après conversion des problèmes en objectifs, les participantes ont pris la pause – café de 12h00 à 12h30.

Après la pause – café, les participantes ont entamé le processus de la planification stratégique lequel comprend trois étapes importantes que sont :

1ère étape : Analyse des besoins

A cette étape, les participantes ont réfléchi sur les besoins réels de la majorité des femmes face à l’ignorance de leurs droits.

Après étude des besoins un à un, elles ont retenu les besoins ci-après :
-Formation des activistes des droits de la femme
-Amélioration de l’accès des femmes à l’information sur leurs droits

2ème étape : Choix du type de projet

En se fondant sur les besoins exprimés, le formateur a demandé aux participantes de réfléchir sur un projet réaliste qui pourrait les satisfaire. Le projet sera choisi en fonction des critères suivants :
-Mission du REFESU
-Besoins réels de la majorité des femmes
-Rapport coût/résultat

3ème étape : Formulation des objectifs

A cette étape, les participantes ont appris que les objectifs sont les résultats visés par le projet et que l’objectif doit correspondre au besoin que le projet cherche à satisfaire.

Les exercices pratiques ont permit aux participantes de formuler les objectifs comme suit :

Objectif global : aider la majorité des femmes à connaitre leurs droits.
Objectifs spécifiques :
-Former 200 activistes des droits de la femme et les déployer sur le terrain
-Sensibiliser 100.000 femmes sur les droits et libertés proclamés dans les instruments juridiques internationaux et intégrés dans la constitution de la RDC
Résultats attendus :
-200 activistes des droits de la femme formés et déployés sur le terrain
-100.000 femmes connaissent les droits et libertés proclamés dans les instruments juridiques internationaux et intégrés dans la constitution de la RDC

A 16h00, les travaux étaient suspendus et c’était la fin de la journée.

Troisième journée : 12 décembre 2009

A 10h00, les participantes se sont retrouvées de nouveau avec le même formateur. La journée a débuté par l’évaluation de la journée précédente.

Après évaluation de la journée précédente, le formateur a animé une session permettant aux participantes de s’interroger sur tous les détails du projet à réaliser et d’arrêter ce qu’il faut faire exactement.

SESSION 3 : PROGRAMMATION

Les participantes ont appris à élaborer le diagramme de GANTT comme suit :
-Faire une liste exhaustive des opérations à réaliser dans le cadre du projet
-Analyser dans le détail toutes les opérations qui concourent à la réalisation du projet
-Noter en rapport avec chaque opération les détails importants
-Placer dans un ordre logique, selon le temps, les différentes opérations
-Reporter sur un calendrier toutes les opérations nécessaires à la réalisation du projet.

Le formateur a donné un devoir à domicile en demandant aux participantes de :
1.Faire une liste exhaustive des opérations à réaliser dans le cadre d’un projet ;
2.Analyser dans le détail toutes les opérations qui concourent à la réalisation d’un projet ;
3.Noter en rapport avec chaque opération les détails importants ;
4.Placer dans un ordre logique, selon le temps, les différentes opérations ;
5.Reporter sur un calendrier toutes les opérations nécessaires à la réalisation d’un projet.

A la fin de cette session, les participantes ont pris la pause – café. Après la pause – café, le formateur a introduit une autre session.

SESSION 4 : PLANIFICATION OPERATIONNELLE

Pour péparer un plan d'action, les participantes ont appris à utiliser la méthode dite de « cinq questions de référence », à savoir : Quoi ? Qui ? Quand ? Comment ? Où ?

Les travaux en groupe ont permi aux participantes de préparer un plan d'action professionnel.

A 16h00, les travaux étaient suspendus et c’était la fin de la journée.

Quatrième journée : 13 décembre 2009

A 10h00, les participantes se sont retrouvées de nouveau avec le même formateur. La journée a débuté par l’évaluation de la journée précédente.

Après évaluation de la journée précédente, le formateur a expliqué deux matrices de planification, à savoir: la méthode PIPO et la GESTION AXEE SUR LES RESULTATS. Les travaux en groupe ont permi aux participantes de préparer un plan d'action professionnel en utilisant chacune de deux matrices.
A 16h00, les travaux étaient suspendus et c’était la fin de la journée.

Cinquième journée : 14 décembre 2009

A 10h00, les participantes se sont retrouvées de nouveau avec le même formateur. La journée a débuté par l’évaluation de la journée précédente.

Après évaluation de la journée précédente, le formateur a animé une session permettant aux participantes d’apprendre à mieux gérer un projet.

SESSION 5 : ORGANISATION

Pour cette session, le formateur a procédé à la lecture du manuel de procédures de gestion administrative et financière mis à la disposition du REFESU par le Projet ANE. Il a interprété cet outil de mise en œuvre de manière à aider les participantes à le comprendre et à l’utiliser pendant la mise en œuvre de leurs projets.

Chaque participante étant devant son support de formation, le formateur a expliqué les annexes ci-après :
-Tableau de suivi budgétaire
-Rapport financier
-Livre de caisse
-Chronogramme
-Fiche de suivi

De 12h00 à 12h30, il y a eu la pause – café.
Après la pause – café, le formateur a animé une session sur le suivi et l’évaluation.

SESSION 6 : SUIVI ET EVALUATION

D’abord, le formateur a expliqué la méthode d’approche utilisée pendant le suivi et l’évaluation d’un projet ; ensuite, il a cité les outils de suivi et d’évaluation ; et enfin, il a expliqué la convergence et la divergence entre le suivi et l’évaluation d’un projet.

Les participantes ont appris à combiner le suivi basé sur des documents et le suivi basé sur des visites de terrain. Elles ont appris à analyser le bienfondé d’un projet, son impact sur les bénéficiaires et son efficience. Elles étaient sensibilisées à faire une évaluation initiale, à mi parcours et après le projet.

A 16h00, les travaux étaient suspendus et c’était la fin de la journée.

Sixième journée : 15 décembre 2009

De 09h00 à 10h00, le formateur a fait la synthèse de la formation et les organisateurs ont procédé à l’évaluation de la formation avec les participantes.

Il y a eu la cérémonie de clôture à laquelle le ministre de l’Enseignement Supérieur et Universitaire accompagné de la Secrétaire Généra le et les membres des comités de gestion des institutions de l’ESU ont rehaussé de leur présence.

Joseph tshibalabala